MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

 
Keberadaan teknologi informasi tidak bisa terlepas dari arsip elektronis yang merupakan hasil penciptaan dan keluaran fisik dari komputer. Berikut pengertian arsip elektronik menurut beberapa ahli, diantaranya:

 NARA (National Archives and Record Administration), Amerika Serikat adalah arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya. Oleh karena itu arsip elektronis seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin).

Sedangkan, menurut Australian Archives dalam buku Managing Electronic Records, arsip elektronis adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktifitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer.

Menurut International Standart Organization (ISO), arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis, dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas.

Jadi dapat disimpulkan bahwa arsip elektronis adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti dari transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang diolah dan disimpan di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya.

Bentuk media arsip elektronis bermacam-macam dengan ketahanan penyimpanan yang berbeda-beda antara lain: media magnetik (magnetic media), disk magnetik (magnetic disk), pita magnetik (magnetic tape), kaset (cassette), media optik (optical disk). Jenis dan bentuk arsip elektronis juga bisa bermacam-macam seperti File Teks, File Data, Database.

MANFAAT DAN PERTIMBANGAN DALAM MENGGUNAKAN ARSIP ELEKTRONIS

Ada beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan arsip secara elektronis yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi kan manajemen arsip elektronis. Manfaat manajemen arsip elektronis menurut Sukoco (2007:112), adalah sebagai berikut:

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard disk.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak ± 7000 lembar (1 lembar setera dengan 100 KB dalam format PDF) atau ±700 foto (1 foto setara dengan 1 Mb dalam format JPEG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
7. Berbagi arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman pengarsipanan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi relatif sulit untuk mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalam media penyimapanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang sebagian terbakar atau terkena musibah banjir ataupun pencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan lagi.

Agar pelaksanaan manajemen arsip elektronis sesuai dengan kebutuhan, suatu organisasi hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.        Kebijakan dan Prosedur

Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan, peraturan, standar, dan prosedur yang mencakup hal-hal berikut ini:

• Menjelaskan metode men-scan dan memasukkan data;
• Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan sebuah arsip;
• Buku Pedoman dari hardware dan software, termasuk nama software, nomor dan tanggal instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yang digunakan;
• Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip diindeks;
• Kebijakan akses (kontrol log-on), fitur keamanan (misalnya teknologi Public Key Infrastructure/ PKI), teknik enkripsi, dan lain-lain;
• Struktur dan isi data, termasuk layout file dan kamus data;
• Konvensi dan hierarki nama file;
• Pengembangan algoritma (digital imaging system);
• Prosedur mem-back up untuk disk, external harddisk, mikrofilm, dan lain-lain;
• Prosedur untuk mengetes pembacaan data;
• Prosedur penyimpanan online dan offline;
• Pendisposisian sebuah arsip;
• Jadwal pemusnahan arsip elektronis.

2.        Pendidikan dan Training

Seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila diberikan sosialisasi dan training mengenai hal tersebut.

3.        Kerahasiaan dan Kejujuran

            Hal ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat terjaga kerahasiaan dan keasliannya. Hal ini dapat dicapai melalui kontrol akses, otorisasi, mengenkripsi file, dan sejenisnya. Untuk itu, upaya-upaya proteksi dapat dilakukan misalnya dengan penggunaan password untuk mengakses file tertentu.

4.        Cakupan dokumen

Pegawai juga harus memperhatikan 3 elemen arsip, yaitu isi, struktur, dan konteks dalam membuat arsip. Namun yang dijadikan pedoman utama dalam membuat cakupan dokumen adalah isi, karena hal tersebut merupakan alasan utama sebuah arsip perlu disimpan.

5.        Mendata

            Hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan dan ada 5 hal yang patut diperhatikan, yaitu aksesibilitas, retensi dan disposisi, keamanaan, audit trail, dan migrasi.

6.        Manajemen File

            Komponen ini perlu didukung data yang tidak dapat dihapus, misalnya WORM, CD, atau DVD yang diproteksi. Sistem ini juga harus mendukung peng­-copy-an memformat kembali, atau mentransfer arsip ke media yang lain.

7.        Manajemen penyimpanan

            Menyeleksi dan mengelola teknologi penyimpanan format file dan media penyimpanan sangat penting. Ketika memilih format file apa yang akan digunakan, hendaknya diperhatikan apakah kita mempunyai lisensi untuk menggunakannya. Seperti diketahui bersama, banyak vendor software yang sering melakukan sweeping di Indonesia. Sebagai implikasi diratifikasinya hal tersebut dalam salah satu poin keanggotaan WTO. Saat ini, format dokumen yang paling banyak digunakan adalah format .pdf (Portable Document Format) dan .tiff (Tagged Image File Format). Format untuk tampilan di Internet antara lain format html (Hypertext Markup Language) dan sgml (Standard Generalized Markup Language).

            Sedangakan media penyimpanan dapat menggunakan CD (Compact Disk) maupun DVD (Digital Versatile Disk) dan seyogyanya media tersebut dapat digunakan (compatible) pada semua PC atau notebook yang digunakan perusahaan.

8.        Ketersediaan Arsip

            Arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau gambar pada layar monitor dan dapat diakses oleh orang yang mempunyai otoritas sepanjang umur arsip tersebut.

9.        Audit Trail

            Audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip tersebut disimpan. Hal ini merupakan komponen kunci pertanggungjawaban akan keberadaan sebuah arsip yang disimpan untuk kepentingan penyelidikan, yang memuat siapa yang membuat, penerima, isi, tanggal dibuat, tanggal revisi, tanggal dikirim, dan orang yang mempunyai otorisasi untuk mengaksesnya.

10.    Retensi

            Sebuah organisasi harus menentapkan jadwal pemusnahan dokumen seperti yang berlaku pada arsip kertas. Misalnya, jadwal pemusnahan akan dilakukan 10 tahun usia arsip atau masa kadaluwarsa plus 3 tahun yang semuanta dituangkan pada Buku Pedoman manajemen arsip elektronis suatu organisasi.

11.    Pembaruan Media atau Transfer

Ada 3 komponen yang terlibat dalam pelestarian arsip elektonis, yaitu: 

• Pembaruan media (renewal), dengan mengopi arsip dari satu jenis media ke media yang sama. Misalnya, meng-kopi arsip dari 1 CD yang berkapasitas 650 megabyte ke CD yang lain dengan kapasitas yang sama. 
• Meng-kopi media (copying), adalah mengubah format arsip dari satu media ke media yang lain. Misalnya, meng-kopi arsip dari 1 CD yang berkapasita 650 megabyte ke DVD yang berkapasitas 7 kalinya. Hal ini akan mengakibatkan perubahan, walaupun mungkin sedikit sekali dampaknya.
• Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubah format arsip. Misalnya, dari format .ppt (power point) ke format .pdf. hal ini memerlukan validasi dari pihak yang berwenang (pengelola) arsip elektronis

12.    Disposal

Merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan otorisasi, dan membersihkannya dari sistem komputer. Prosedur ini harus dijalankan secara konsisten yang dapat dilakukan secara logis (untuk media yang tidak dapat dihapus dengan menghilangkan indeks poin dan hal-hal yang menghubungkannya dengan arsip tersebut) dan secara fisik (memindahkan arsip tersebut ke media yang lain atau dihapuskan sama sekali).

PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIS

1.        Memindahkan dokumen

Penangkapan adalah proses penentuan arsip yang harus dibuat dan yang disimpan. Termasuk didalamnya adalah arsip yang di terima atau dikirim oleh organisasi. Penangkapan ini meliputi dokumen apa yang di tangkap, termasuk juga siapa yang boleh mengakses arsip tersebut dan berapa lama arsip tersebut disimpan. Arsip elektronik yang tercipta dari awal penciptaan penangkapan dokumen dapat secara langsung diintegrasikan dengan sistem pengelolaan arsip elektronis, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka ada beberapa cara dalam memindahkan arsip cetak ke dalam sistem arsip elektronis.

Metode yang digunakan dalam mengalih-mediakan dokumen antara lain (www.GeorgiaArchives.org):

• Scanning; Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer.
• Conversion; Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi.
• Importing; Metode ini memindahkan data secara elektronis seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronis. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data aslinya.

 2.        Menyimpan dokumen

Setelah arsip dipindahkan dalam sistem maka arsip harus di simpan secarara benar. Sistem penyimpanan ini harus dapat mengantisipasi perubahan teknologi baik hardware maupun software, peningkatan jumlah dokumen, dan bertahan dalam waktu yang lama. Sistem komputerisasi harus mendukung alat penyimpanan yang sekarang tersedia dan juga yang akan datang hal ini untuk memberikan kepastian penggunaan serta penyimpanan jangka panjang.

Keputusan untuk menangkap sebuah arsip berimplikasi pada penyimpanannya. Kondisi penyimpanan harus dapat memastikan bahwa arsip terjaga, mudah diakses dan dikelola dengan efektif. Untuk arsip elektronis, harus ada perencanaan tambahan selain seperti yang bentuk cetak untuk menghindari arsip elektronis tersebut hilang, seperti: sistem back-up untuk menghindari kehilangan atau kegagalan sistem, seperti mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat copy dalam berbagai media, penyebaran copy ke berbagai tempat; pemeliharaan proses untuk menghindari kerusakan media, record perlu di transfer ke dalam media yang baru; hardware dan software juga perlu diperhatikan agar arsip dapat terus dibaca dengan cara menyimpan software dan hardware original atau memindahkan ke hadware dan software terbaru secara terus menerus. Media penyimpanan yang bisa dijadikan alternative pemilihan:

• Magnetic Media (Hard Drives), sistem ini melindungi arsip dari kehilangan atau kerusakan dengan adanya toleransi dari masalah hardware yang mungkin terjadi.
• Magneto-Optical Storage, media penyimpanan ini menggunakan kombinasi laser dan magnetic sebagai sistem untuk menulis dan membaca disk.
• Compact Disc, merupakan cakram kecil yan terbuat dari plastik yang biasa digunakan untuk menyimpan informasi secara digital. 
• Digital Versatile Disc (DVD), media ini hampir sama dengan CD tetapi daya simpannya jauh lebih besar 
• WORM (Write Only Read Many), merupakan teknologi disk optik yang memunginkan untuk menulis data ke dalam disk hanya satu kali.

 3.        Mengindeks dokumen

Arsip dalam bentuk cetak dikelola dengan melakukan pelabelan, sortir, indeks, ditempatkan dalam folder dan dimasukkan dalam filling cabinet sehingga arsip mudah untuk ditemukan. Begitu juga dengan arsip elektronis, perlu adanya motode untuk mengelola arsip agar mudah dipahami pengguna untuk saat ini maupun untuk masa yang akan datang.

Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori arsip yang mereka ciptakan dan pengelompokaannya ke dalam file untuk memberikan deskripsi, control, links dan menentukan status disposisi dan akses.

Pengindeksan pada arsip elektronis sama pentingnya seperti pada arsip yang tercetak karena indeks berguna untuk meletakkan dan temu kembali arsip  atau informasi yang benar. Pengindekasan pada arsip elektronis hampir sama dengan arsip tercetak, hanya saja unit kerja menjadi field dan subjek menjadi keywords. Fields pada indeks dapat digunakan untuk mengkategorikan dokumen, untuk melacak tanggal pembuatan atau retensi arsip atau untuk memasukkan subjek. Pemberian nama pada subjek harus bisa mencerminkan isi atau juga unit kerja pada bentuk cetaknya seperti keuangan. Metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik:

• Index Fields, yang menggunakan kata kunci sebagai metode tradisional yang digunakan dalam arsip cetak. Misalnya nomor surat, tanggal penciptaan, dan karakteristik yang lain.
• Full-text Indexing, yaitu dengan cara meng-install software Optical Character Recognition (OCR), proses ini membaca halaman yang di scan dan kemudian mengindeks setiap kata. Pencarian bisa menggunakan semua kata hamper seperti waktu mencari menggunakan google.com.
• Folder/file structure, sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Arsip cetak dapat dicari dengan melihat strukturnya di dalam filling cabinet. Manajemen arsip elektronis juga harus mempunyai kemampuan yang sama dalam menciptakan kembali sistem fiiling ini dengan berbagai tingkatan.

 4.        Mengontrol akses

Hal ini merupakan aspek terpenting dalam manajemen arsip elektronis, karena semua yang terhubung dalam jaringan dapat mengakses dan membaca arsip tersebut. Sehingga perlu ada tingkatan yang berbeda antara pengguna dengan mempertimbangkan faktor kerahasiaan dan keamanan arsip.

• Ketersediaan arsip yang luas dan akses yang fleksibel; Dengan menyediakan beberapa cara dalam mengakses arsip tersebut, manajemen arsip elektronis harus dapat memenuhi kebutuhan masing-masing pengguna dengan lokasi yang berbeda.
• Keamanan yang komprehensif; Manajemen arsip harus meningkatakan kontrol akses yang kompreshensif dan sederhana. Administrator sistem mengontrol dokumen apa yang bisa diakses, dilihat dan di copy bahkan diedit atau dihapus oleh pengguna.

PELESTARIAN ARSIP ELEKTRONIS

Hedstrom (1995) mendefinisikan pelestarian digital sebagai upaya untuk mempertahankan kemampuan untuk menampilkan, menemukan kembali, memanipulasi dan menggunakan informasi digital dalam menghadapi perubahan teknologi yang berlangsung secara konstan.

Pelestarian digital ini dilakukan berdasarkan fakta bahwa media penyimpanan digital cepat usang, sementara koleksi tercetak dapat bertahan bertahun-tahun tanpa campur tangan langsung. Sehingga untuk koleksi digital diperlukan suatu perencanaan yang baik untuk pelestariannya baik itu perangkat keras atau perangkat lunak yang akan dipakai. Tanpa penangan yang baik maka koleksi digital hanya mampu bertahan sekitar sepuluh tahun.

Pelesatrian koleksi digital dapat dilihat dari tiga sudut pandang (Graham, 1995), yaitu:

1.        Pelestarian medium (media penyimpanan)

Dapat dilakukan dengan membuat back-up atau copy ke dalam media yang sejenis ataupun melakukan refresing terhadap media penyimpananya.

2.        Pelesatarian teknologi

Selain kerusakan pada media penyimpan, yang menjadi masalah adalah perangkat keras dan perangkat lunak yang cepat usang. Langkah pelestarian dengan melakukan migrasi setiap ada perubahan format, sehingga koleksi digital tetap dapat dikases untuk jangka waktu yang lama.

3.        Pelestarian intelektual

Koleksi digital dapat disalin dengan mudah, sehingga isi informasi dapat dirubah tanpa terdeteksi. Pelestarian intelektual menekankan pada originalitas informasi yang terkandung dalam koleksi digital.

RETENSI DAN PENYUSUTAN ARSIP ELEKTRONIS

Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis (Skupsky, 1999) yaitu:

1.        Retensi dokumen tradisional

Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

• Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi dokumen;
• Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin teridentifikasi dengan nama yang lain, walaupun isi nya relatif sama;
• Jadwal retensi harus sesering mungkin dimodifikasi ketika organisasi merestrukturisasi organisasinya;
• Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola.

 2.        Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan

Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir dekade 80-an dengan menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan, hubungan masyarakat, hukum, maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpanan akan menetapkan tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode penyimpanan.

Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila periode retensi berubah. Ada beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dalam metode ini

1.  Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi dokumen;

2.      Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan modul retensi;

3.     Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan periode retensi dokumen maupun rumus penghitungan yang terdiri atas;

• Tanggal penciptaan (creation-driven), dengan menghitung retensi berdasakan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);
• Tanggal kejadian (event-drive), dengan menghitung retensi berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, misalnya DP (dalam proses) dan SP (sudah proses);
• Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan melakukannya, misalnya FERM (dokumen permanen);
• Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum berakhirnya periode retensi,  misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);

4.    Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;

5.      Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang dianggap penting, misalnya akta pendirian perusahaan, sertifikat tanah, dan sebagainya;

6.        Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan dimusnahkan;

7.        Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;

8.   Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang digunakan untuk menyimpan dokumen;

• Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus, harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;
• Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;

9.        Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang telah dihancurkan;

10.    Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak dapat di-copy kembali.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN ARSIP ELEKTRONIS

Sebagai sebuah sistem yang dibuat oleh manusia, tentulah sistem komputerisasi arsip memiliki beberapa kelemahan dan juga kelebihan.

1.        Kelebihan Sistem Komputerisasi Arsip

Agus Sugiarto (2005:140) menyebutkan tentang beberapa kelebihan dari sistem komputerisasi arsip, antara lain:

• Mudah dioperasikan; Di dalam pemogramaan komputer dikenal istilah Human Computer Interactive. Konsep tersebut dalam implementasinya akan menghasilkan program-progam aplikasi yang berorientasi visual, sehingga mudah dioperasikan oleh penggunanya.
• Tampilan menarik; Dengan kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga dapat memberikan kenyamanan bagi penggunanya.
• Fasilitas pencarian dokumen; Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepatan proses pencarian dokumen.
• Pencatatan lokasi fisik dokumen; Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secara lengkap seperti gedung, ruangan, lantai, kabinet, atau bahkan sampai sampai nomor map penempatan dokumen tersebut.
• Fasilitas gambar dan suara; Penggunaan scanner membuat kemudahan dalam melakukan transfer dari bentuk dokumen fisik ke dalam bentuk virtual.
• Keamanan data; Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adanya level keaman bertingkat dengan menggunakan ID pengguna dan password.
• Retensi otomatis; Penggunaan Komputer juga akan memungkinkan pemeriksaaan secara otomatis retensi dokumen.
• Laporan kondisi arsip; Kearsipan elektronis akan memberikan kemudahan dalam menyusun dan menampilkan laporan-laporan kearsipan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

2.        Kelemahan Sistem Komputerisasi Arsip

Terdapat beberapa literatur yang mengungkapkan tentang beberapa kelemahan yang dimiliki oleh sistem komputerisasi arsip, diantaranya yaitu:

•  Menurut Sedarmyanti (2003:112), “Meskipun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu untuk melaksanakan tugas kearsipan, sistem tangan atau manual tidak bisa ditinggal kan begitu saja, sebab data untuk mengisi program komputer tersebut didapatkannya dari arsip yang disimpan secara manual. Jadi, apabila arsip tidak teratur penyimpanannya dan sulit ditemukan kembali, maka program untuk komputer pun akan mengalami hambatan, dan akhirnya komputer tidak dapat dimanfaaatkan sebagaimana mestinya.” 
• Menurut Geoffrey Mills (1991:154), “Penggunaan komputerisasi arsip sebagai sarana untuk membuat arsip dan mendapatkan kembali teks memang mahal bila semua informasi yang disimpan harus disalin secara khusus untuk menempatkannya dalam rekaman.“